POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
ULITIA (Ulrich Falcioni, auto-entrepreneur, SIRET 502 344 542 00050) accorde une importance particulière à la protection des données personnelles de ses clients et des personnes dont les données sont traitées dans le cadre de l'utilisation du service ULITIA Flotte.
La présente politique de confidentialité explique comment ULITIA collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles dans le cadre du service flotte.ulitia.fr, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD — Règlement UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés modifiée.
1. Responsable de traitement
Nom : Ulrich Falcioni
Enseigne : ULITIA
Statut : Auto-entrepreneur (entreprise individuelle)
SIRET : 502 344 542 00050
Adresse : Saint-Quentin-la-Poterie, 30700 Gard
Email de contact : serviceclient@ulitia.fr
2. Données personnelles collectées
ULITIA Flotte traite deux catégories de personnes concernées : les représentants des entreprises clientes (admins) et les chauffeurs/conducteurs dont les documents sont suivis.
2.1 Données des entreprises clientes et de leurs représentants
- Raison sociale, SIRET, adresse
- Nom, prénom, fonction des administrateurs (jusqu'à 2 par compte)
- Adresse email professionnelle des administrateurs
- Numéro de téléphone (optionnel)
- Taille de la flotte déclarée
2.2 Données des chauffeurs et conducteurs
Ces données sont saisies par l'entreprise cliente dans le cadre de la gestion de sa flotte. ULITIA agit en qualité de sous-traitant pour ces données (voir article 8).
- Nom, prénom, date de naissance
- Téléphone et email professionnels
- Date d'embauche, statut (actif / inactif)
- Documents d'identité professionnels scannés : permis de conduire, FCO, carte conducteur, visite médicale, ADR, AIPR, CACES
- Dates d'expiration des documents
2.3 Données des véhicules
Les données véhicules ne constituent pas des données personnelles au sens du RGPD (elles concernent des objets, non des personnes), sauf lorsqu'elles permettent d'identifier indirectement une personne (ex : immatriculation associée à un chauffeur).
- Immatriculation, marque, modèle, PTAC, catégorie
- Documents du véhicule : contrôle technique, assurance, mines, carte grise
2.4 Données de connexion et techniques
- Adresse IP lors de la connexion au service
- Logs de connexion (date, heure, actions) à des fins de sécurité
- Cookies de session strictement nécessaires au fonctionnement
3. Finalités du traitement et bases légales
Chaque traitement de données repose sur une base légale au sens de l'article 6 du RGPD.
| Finalité | Données concernées | Base légale | Détail |
|---|---|---|---|
| Fourniture du service (alertes, tableau de bord) | Admins + chauffeurs + véhicules | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Nécessaire à l'exécution de l'abonnement |
| Gestion de la relation client | Admins | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Facturation, support, onboarding |
| Envoi d'emails d'alerte et récapitulatifs | Email admins | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Coeur du service : alertes J-60, J-30, J-15 |
| Sécurité du service (logs) | IP, logs connexion | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | Détection d'accès anormaux, intégrité des données |
| Amélioration du service | Données anonymisées | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | Statistiques d'usage globales, sans identification |
| Obligations légales (facturation) | Données de facturation | Obligation légale (art. 6.1.c) | Conservation 10 ans (Code de commerce) |
ULITIA ne pratique aucun marketing direct ni publicité ciblée. Aucune donnée n'est utilisée à des fins commerciales autres que la fourniture du service souscrit.
4. Durée de conservation des données
| Catégorie de données | Durée de conservation | Justification |
|---|---|---|
| Données compte client actif | Durée de l'abonnement actif | Nécessaire à la fourniture du service |
| Données chauffeurs et documents | Durée contrat + 5 ans après résiliation | Obligation légale transport (Code des transports) |
| Données de facturation | 10 ans après la transaction | Article L123-22 du Code de commerce |
| Logs de connexion / sécurité | 12 mois glissants | Recommandation CNIL pour la sécurité |
| Données après demande de suppression | Suppression définitive sous 30 jours | Droit à l'effacement RGPD (art. 17) |
Après résiliation sans demande d'effacement : le client conserve un accès en lecture seule à ses données pendant 5 ans, sans que les alertes ou le support ne soient actifs. Au terme de cette période, les données sont supprimées définitivement.
5. Destinataires des données
Les données personnelles traitées par ULITIA Flotte ne sont communiquées à aucun tiers à des fins commerciales ou publicitaires.
Les seuls destinataires sont :
- Ulrich Falcioni (ULITIA) : responsable de traitement, accès complet pour la gestion et le support
- Hostinger International Ltd. : hébergeur des données (serveurs UE — Lituanie), accès technique uniquement
- Pennylane : logiciel de facturation, reçoit uniquement les données nécessaires à la facturation (nom, email, adresse entreprise)
- Serveur SMTP Hostinger : utilisé pour l'envoi des emails d'alerte, accès au contenu des emails uniquement
Aucun sous-traitant situé hors de l'Union européenne ne traite les données. Aucun transfert hors UE n'est effectué.
6. Droits des personnes concernées
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, toute personne dont les données sont traitées dispose des droits suivants :
- Droit d'accès (art. 15) : obtenir confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie
- Droit de rectification (art. 16) : faire corriger des données inexactes ou incomplètes
- Droit à l'effacement / droit à l'oubli (art. 17) : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation
- Droit à la limitation du traitement (art. 18) : demander la suspension temporaire du traitement de vos données
- Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
- Droit d'opposition (art. 21) : s'opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime
Comment exercer vos droits
Toute demande doit être adressée par email à : serviceclient@ulitia.fr
Merci de préciser votre nom, votre qualité (admin du compte ou chauffeur) et la nature de votre demande. Une réponse vous sera apportée dans un délai maximum de 30 jours.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) :
- Site web : www.cnil.fr
- Adresse : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
7. Sécurité des données
ULITIA met en oeuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre toute perte, destruction, altération ou accès non autorisé :
- Chiffrement des communications : toutes les connexions au service sont chiffrées via HTTPS (TLS)
- Isolation des données : architecture multi-tenant — les données de chaque client sont isolées logiquement et inaccessibles aux autres clients
- Contrôle d'accès : authentification requise pour tout accès au service, accès admin restreint à 2 personnes maximum par compte
- Hébergement sécurisé : données stockées sur VPS Hostinger (Lituanie, Union européenne), non transférées hors UE
- Sauvegardes : sauvegardes régulières des données sur l'infrastructure Hostinger
- Accès restreint : seul Ulrich Falcioni accède aux données en production, exclusivement pour des opérations de support et maintenance
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, ULITIA s'engage à notifier la CNIL dans un délai de 72 heures conformément à l'article 33 du RGPD.
8. Rôles : responsable de traitement et sous-traitant
Le RGPD distingue deux rôles selon la nature des données :
ULITIA en qualité de responsable de traitement
Pour les données des entreprises clientes et de leurs représentants (admins) : ULITIA détermine seule les finalités et les moyens du traitement. ULITIA est responsable de traitement.
ULITIA en qualité de sous-traitant
Pour les données des chauffeurs et conducteurs saisies par les entreprises clientes : l'entreprise cliente (son dirigeant) est responsable de traitement. ULITIA traite ces données uniquement sur instruction du client, dans le cadre du service souscrit. ULITIA agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD.
Les entreprises clientes utilisant ULITIA Flotte pour gérer les données de leurs salariés ou conducteurs doivent s'assurer d'avoir informé ces personnes du traitement de leurs données et, le cas échéant, d'avoir recueilli les consentements nécessaires. ULITIA met à leur disposition la présente politique pour faciliter cette information.
Les données personnelles des chauffeurs (permis, FCO, visite médicale, etc.) constituent des données à caractère professionnel. Leur collecte dans le cadre de la gestion d'une flotte est licite sur la base de l'exécution du contrat de travail (art. 6.1.b RGPD) et des obligations légales du transporteur (Code des transports).
9. Cookies et traceurs
Le service flotte.ulitia.fr utilise uniquement des cookies techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service :
- Cookie de session : maintient la connexion de l'utilisateur authentifié — supprimé à la fermeture du navigateur
- Cookie de préférences : mémorise les préférences d'affichage du tableau de bord (langue, vue)
Aucun cookie publicitaire, aucun cookie de mesure d'audience tiers (Google Analytics, Facebook Pixel, etc.) n'est utilisé sur flotte.ulitia.fr.
Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement d'un service en ligne ne requièrent pas le consentement préalable de l'utilisateur, conformément à la recommandation CNIL du 17 septembre 2020.
10. Mise à jour de la politique de confidentialité
La présente politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions du service, de la réglementation ou des pratiques de traitement. La date de dernière mise à jour est indiquée en en-tête du document.
En cas de modification substantielle, les clients seront informés par email au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions.
La version en vigueur est toujours consultable sur flotte.ulitia.fr.
11. Contact
Pour toute question relative à la présente politique ou à l'exercice de vos droits :
Email : serviceclient@ulitia.fr
Courrier : Ulrich Falcioni — ULITIA, Saint-Quentin-la-Poterie, 30700 Gard
ULITIA s'engage à répondre à toute demande dans un délai maximum de 30 jours calendaires.
ULITIA — flotte.ulitia.fr — serviceclient@ulitia.fr — SIRET 502 344 542 00050 — Version 1.0 — 6 mai 2026